Como organizar o atendimento do WhatsApp com setores, fila e IA
Caso de uso: um estúdio de fotografia organiza o WhatsApp e o Instagram na WavUps CRM com IA 24 horas, setores de vendas e pós-venda, fila de atendimento e estados do atendimento.
Com a WavUps CRM, um negócio que atende pelo WhatsApp e pelo Instagram deixa a IA responder primeiro, recebe as conversas já classificadas (Precisa de humano, Sem resposta ou Concluída), separa as equipes em setores e distribui os clientes entre os vendedores com a fila de atendimento.
O Studio Horizonte é um estúdio de fotografia com ensaios, casamentos e eventos. Recebe dezenas de mensagens por dia no WhatsApp e no Instagram, muitas à noite e no fim de semana. Antes da WavUps CRM:
- Todos respondiam pelo mesmo celular e ninguém sabia quem tinha falado com cada cliente.
- Pedidos de orçamento feitos à noite só eram vistos no dia seguinte, e parte dos clientes fechava com a concorrência.
- Quem vende e quem entrega as fotos disputavam as mesmas conversas.
- Clientes que pediam preço e sumiam nunca eram procurados de novo.
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Passo 1: IA respondendo primeiro, 24 horas por dia
O administrador ligou a Atendente virtual ativa em Configurações > Assistente e escolheu um fluxograma de atendimento para o setor de vendas. A IA responde na hora, explica os pacotes e, quando o cliente quer fechar, avisa que a equipe vai retornar.
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Passo 2: Setores para cada equipe
Foram criados os setores Vendas, Pós-venda e Financeiro, cada um com os seus membros. Cada pessoa vê as abas dos setores de que participa.
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Passo 3: Instagram direto para Vendas
Em Distribuição por setor, o Instagram do estúdio foi ligado ao setor Vendas: quem chega pelo Instagram quase sempre quer orçamento.
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Passo 4: Fila para dividir os clientes
A Fila de atendimento de Vendas tem os dois vendedores. Cada novo atendimento registrado ganha um responsável em rodízio, e ninguém fica sobrecarregado.
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Passo 5: Começar o dia pelos estados
De manhã, cada vendedor abre Precisa de humano: ali estão os clientes que a IA já qualificou, com o Resumo da IA e a temperatura. Depois olha Sem resposta para retomar quem sumiu.
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Passo 6: Assumir e concluir
O vendedor lê o resumo, clica em Assumir conversa quando precisa, envia a proposta e, ao fechar, move a conversa para Concluída (a IA religa para o próximo contato). Na entrega, transfere a conversa para Pós-venda pelo campo Setor.
| Antes | Com a WavUps CRM |
|---|---|
| Orçamentos da noite respondidos só no dia seguinte | A IA responde na hora e deixa o cliente pronto para a equipe. |
| Ninguém sabia quem cuidava de cada cliente | Cada lead tem um Responsável, definido pela fila ou à mão. |
| Vendas e pós-venda misturados | Cada equipe no seu setor, com a sua aba. |
| Clientes que sumiam ficavam esquecidos | A IA move para Sem resposta e o vendedor retoma com um modelo aprovado. |
Comece pequeno
Não precisa montar tudo de uma vez. Um bom começo é ligar a IA e usar os estados. Os setores e a fila entram quando a equipe crescer.
Não. Com a WavUps CRM, toda a equipe atende pelo mesmo número, cada pessoa com o próprio login. Setores, responsáveis e o histórico mostram quem falou com cada cliente.
Ela responde primeiro e qualifica o cliente, mas passa para a equipe o que precisa de uma pessoa: a conversa vai para Precisa de humano com um resumo pronto.
Sim. As mensagens do Instagram aparecem na mesma tela, podem ir direto para um setor e seguem os mesmos estados.
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