Como usar o Assistente de IA da WavUps CRM: perguntar e pedir tarefas

É um chat dentro da WavUps CRM que conhece os dados da sua conta. Você escreve em português, do jeito que falaria com um colega, e ele busca a informação ou prepara a tarefa. Ele atua em nome de quem está usando, então só enxerga e altera o que o seu usuário já pode ver e alterar.

O assistente é diferente da IA de atendimento, que responde clientes no WhatsApp (veja IA no atendimento). O Assistente de IA conversa com você, a equipe, e nunca escreve para o cliente sem a sua aprovação.

Clique no botão Assistente de IA (ícone de brilho), no topo da tela, entre a Central de ajuda e o Chat interno. O painel abre à direita; em telas grandes a página encolhe para os dois ficarem lado a lado, e no celular o painel ocupa a tela inteira. Esc ou o X (Fechar assistente) fecha.

Na primeira tela ele cumprimenta você ("Bom dia", "Boa tarde"...) com O que vamos fazer hoje? e mostra cinco atalhos. Clique num deles para já começar:

Escreva no campo Pergunte ou peça algo… e aperte Enter (Shift+Enter pula linha). Enquanto trabalha, ele mostra o que está fazendo em linhas como Buscando leads ou Resumindo o funil; um check verde indica que aquele passo terminou. Para interromper, clique em Parar resposta.

Ele responde com texto, listas e tabelas. Nomes de leads, negócios e funis viram links: clique para abrir o registro, e o chat continua aberto ao lado. Exemplos do que dá para perguntar:

• Leads, negócios, tarefas e conversas: "Quais leads de Campinas entraram esta semana?", "Quais negócios estão parados na etapa Proposta?".
• Números: resumo do funil, relatório de vendas, métricas da equipe, o que vence hoje ("meu dia") e a agenda do calendário.
• Atendimento: quem está na fila, o que a IA atendeu hoje, resumo de conversas e contatos que pararam de responder.
• Financeiro: faturas, o que há a receber e quem está em atraso.
• Automações, campanhas, produtos, tags e campos personalizados: o que existe e como está configurado.
• Dúvidas de uso: "Como crio uma automação?". Ele consulta a Central de ajuda e responde com base nela.

Peça a ação em linguagem natural: "adicione a tag Retorno a estes 4 leads", "crie um lembrete para ligar para a Marina amanhã às 10h", "mude o responsável desses leads para o Carlos". O assistente não altera nada sozinho: ele prepara um cartão de aprovação mostrando o que fará.

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   Passo 1: Descreva o que quer

   Escreva o pedido no campo da mensagem. Se faltar alguma informação, ele pergunta antes (veja "Quando o assistente pergunta de volta").

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   Passo 2: Leia o cartão

   O cartão traz o título da ação (por exemplo, Adicionar a tag "Retorno"), um resumo, os detalhes (Tag, Quem, Quando...), quantos itens serão afetados, uma amostra e avisos em vermelho quando houver algo a conferir.

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   Passo 3: Aprove ou rejeite

   Clique em Aprovar para executar ou em Rejeitar para descartar. O cartão passa a mostrar Executada ou Rejeitada, uma mensagem com o resultado e um link como Abrir lead para ver o que mudou.

O cartão espera cerca de 15 minutos pela sua decisão. Passado esse tempo ele vira Expirada: é só pedir de novo ao assistente.

Depois de executada, as ações reversíveis mostram Dá para desfazer por 24 horas. e o botão Desfazer. Ao clicar, o assistente reverte a alteração e o cartão passa a mostrar Desfeita. Só quem executou a ação pode desfazê-la.

Nem toda ação tem volta: uma mensagem já enviada ao cliente, por exemplo, não pode ser retirada. Nesses casos o cartão não mostra o botão Desfazer, e por isso essas ações sempre pedem a sua confirmação. Se algo der errado na execução, o cartão mostra Falhou com o motivo.

Se você confia no assistente para as tarefas do dia a dia, ligue a Aprovação automática: clique no ícone de raio no cabeçalho do painel e confirme em Ligar aprovação automática. Daí em diante, ações leves e reversíveis (nota, tag, tarefa, evento, comentário, responsável, campos do lead e do negócio) rodam sem clique, em lotes de até 50 itens.

• Cada ação feita sozinha aparece no chat como Executada automaticamente, com o botão Desfazer por 24 horas.
• Envio de mensagens, automações, campanhas, faturas, mesclagem e exclusões continuam pedindo aprovação, mesmo com a opção ligada.
• Ações maiores que 50 itens também voltam a pedir aprovação.
• A configuração é pessoal: ligar a sua não muda nada para os colegas.
• Para voltar ao modo manual, clique no raio de novo e confirme em Desligar a aprovação automática?.

Se o pedido deixa uma decisão em aberto (qual funil? qual responsável? em que data?), ele não chuta: mostra o cartão Preciso de uma resposta para continuar (ou Preciso de algumas respostas para continuar). Escolha uma opção em cada pergunta, ou use Outro e digite em Escreva sua resposta, e clique em Enviar respostas.

As respostas viram a sua próxima mensagem e o assistente segue de onde parou. Depois de respondido, o cartão fica como uma lista com checks verdes, para você lembrar o que escolheu.

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   Passo 4: Anexe o arquivo

   Clique no clipe (Anexar planilha, .txt ou PDF para importar leads) e escolha o arquivo. Aceita .xlsx, .csv, .txt e .pdf de até 2 MB. O chip mostra Lendo o arquivo… e depois o nome e o número de linhas, por exemplo "24 linhas".

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   Passo 5: Diga como importar

   O campo muda para Diga como importar (ou só envie)…. Informe, se quiser, o responsável, a tag ou o funil; se não disser nada, ele pergunta o que precisar.

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   Passo 6: Aprove a importação

   O assistente analisa o arquivo, ignora os duplicados e mostra o cartão Importar 22 leads de "arquivo.xlsx" com o arquivo, o responsável e os avisos de linhas com problema. Clique em Aprovar para criar os leads.

Quer controlar cada coluna do arquivo? Use a importação da própria tela de leads, em Importar leads.

Suas conversas com o assistente ficam guardadas. Clique no título da conversa, no topo do painel, para abrir Conversas anteriores, com data e hora de cada uma, e retome de onde parou. Use o + (Nova conversa) para começar do zero e a lixeira para apagar uma conversa (Excluir esta conversa?). O histórico é só seu: colegas não veem as suas conversas.

O botão de setas (Expandir painel / Recolher painel) alarga o painel, útil para tabelas grandes.

Abaixo do campo de mensagem uma barra mostra quanto do limite mensal do seu plano já foi usado, em porcentagem (por exemplo, 18% do mês). A partir de 90% ela fica vermelha. Ao chegar a 100% o campo mostra Limite mensal de uso atingido e o assistente volta a responder quando o novo mês começa.

Também há um limite de ritmo: se você mandar muitas perguntas em um minuto, aguarde alguns segundos e envie de novo.

• Não gera nem exporta arquivos. Para baixar listas e relatórios, use a exportação da própria tela. Ele consegue ler a planilha que você anexa, mas não devolve uma.
• Não acessa a internet. Ele só conhece a WavUps CRM e os dados da sua conta, e responde apenas sobre isso.
• Não age em conversas que a IA de atendimento está respondendo (estado IA atendendo). Para mexer nelas, assuma o atendimento primeiro em Mensagens.
• Não faz nada que o seu usuário não possa fazer. Quem tem a visão de leads restrita só enxerga os leads liberados para si, e ações de administração (funis, etapas, automações, campanhas, produtos, tags e campos personalizados) só funcionam para administradores da conta.
• Não altera nada sem aprovação, exceto as ações simples que você liberou na aprovação automática.

• Começar o dia sabendo onde atuar

  A situação

  A gestora da Clínica Sorriso quer saber, antes da reunião da manhã, o que aconteceu no WhatsApp e o que vence hoje.

  Como a WavUps CRM ajuda

  Ela abre o assistente, clica em Atendimento de hoje e depois pergunta "O que vence hoje para mim?". Em segundos tem o resumo do que a IA atendeu, quem espera resposta e as tarefas do dia.

• Retomar quem parou de responder

  A situação

  Uma imobiliária tem dezenas de contatos que visitaram um imóvel e sumiram.

  Como a WavUps CRM ajuda

  O corretor clica em Follow-up de quem sumiu. O assistente prepara uma mensagem por contato, retomando o assunto da última conversa. Ele edita os textos no cartão, tira quem não quer contatar e clica em Confirmar e executar.

• Marcar vários leads de uma vez

  A situação

  Depois de uma feira, o time quer marcar com a tag "Retorno" os leads que pediram contato.

  Como a WavUps CRM ajuda

  Ele pede "adicione a tag Retorno aos leads da Feira de outubro", confere no cartão quantos leads serão afetados e aprova. Se marcou gente demais, clica em Desfazer em até 24 horas.

• Trazer a lista de uma planilha

  A situação

  Um consultor recebeu uma lista de 200 contatos em Excel e não quer cadastrar um por um.

  Como a WavUps CRM ajuda

  Ele anexa a planilha, escreve "importe para o funil Vendas e deixe comigo como responsável" e aprova o cartão Importar leads. Os duplicados ficam de fora.